Vergabe von externen Lackieraufträgen am Beispiel eines Autohauses

Eine tägliche Aufgabe im Servicebereich eines Autohauses besteht darin Lackierarbeiten für Fahrzeuge des Hauses und Kundenfahrzeuge zu durchzuführen. In manchen Autohäusern existiert eine interne Lackiererei, bei anderen wiederum wird aus verschiedenen Aspekten heraus auf externe Kooperationspartner für diese Leistungen zurückgegriffen. In diesem Use Case wird auf einen externen Partner zurückgegriffen.
Dieser Vorgang stellt einen geeigneten Use-Case dar, um die Anwendung des DBCP zu testen, da es sich um einen Prozess handelt, welcher im Jahr hundertfach zur Anwendung kommt. Die Interaktion mehrerer Akteure, sowohl intern als auch extern, ist gefordert und Transaktionen werden getätigt. Weiterhin ist ein hoher Abstimmungsaufwand zwischen den Parteien gefordert, welcher aktuell per Telefon, E-Mail oder im direkten Gespräch stattfindet. Durch die Anwendung von DBCP besteht die Möglichkeit diesen Prozess zu verschlanken, ihn zu modernisieren und für die Akteure zu vereinfachen. Auf der Seite des Praxispartners, welcher für die Auftragsvergabe zuständig ist kann eine übersichtliche Aufstellung der vergebenen Aufträge erstellt werden, wodurch das Controlling vereinfacht und der Abstimmungsaufwand vermindert wird. Auf der Seite des externen Dienstleisters für die Lackierarbeiten können Aufgaben bezüglich der Auftragsgewinnung, der Rechnungslegung und des Abstimmungsaufwandes optimiert werden.

Vergabe von externen Lackieraufträgen

Beschreibung des aktuellen Prozesses

Der Praxispartner der Autorin hat aktuell zwei angestammte Lackierer, welche je nach Auslastung, Spezifität der Lackierarbeit und persönlicher Präferenz des Auftraggebers ausgewählt werden. Zur Vergabe von Lackieraufträgen beim Praxispartner sind Serviceberater, Werkstattmeister, Werkstattleiter und der Serviceleiter berechtigt.
Zwischen diesen zwei Lackierern und dem Praxispartner bestehen Verträge über die Leistungsspektren, welche jährlich neu ausgehandelt und angepasst werden. Je Lackierer existieren bestimmte Spezifikationen der auszuführenden Arbeiten, sowie Überschneidungen bei gängigen Leistungen. Die zur Auftragsvergabe berechtigten Mitarbeiter des Praxispartners haben aktuell die Freiheit sich einen Dienstleister auszusuchen, wenn es sich um Arbeiten handelt, welche von beiden angeboten werden. Folgende Ansatzpunkte im Prozess der Fremdauftragsvergabe von Lackierleistungen mit Gutachten für den Einsatz vom DBCP wurden entdeckt:
Prozesstitel Vorgang Optimierung
Existenz Gutachten Liegt für diesen Fall ein Schadensgutachten vor? Digital Twin, direkte Zuordenbarkeit vom Gutachten zum Fahrzeug
Auswahl Lackierer Welche Lackierer kann ich für diesen Schadensfall wählen? Auflistung aller geeigneten Lackierer (Lieferantenbewertung) nach Spezifikation
Anfrage Lackierer (1:n) Schadenseckdaten an Lackierer übermitteln Verbindliche Buchung der Lackierleistung und Dokumentation der Absprache
Terminabstimmung Terminabsprache zwischen Lackierer, Autohaus und Kunde Terminabstimmung aller drei Parteien aus einheitlicher Basis, homogene Informationierung
Datenübertragung Gutachten und ggf. Zusatzinformationen übermitteln Sichere, nachweisbare und revisionssichere Datenübertragung und Speicherung
Erweitertes Schadensgutachten Bereitgestellte Reparatursumme ist nicht ausreichend. Anfrage bei Versicherung und Gutachter Direkte, sichere und nachweisbare Anfrage nach Erweiterung und mit direkter Angabe von Gründen (und Belegen)
Abrechnung Rechnungslegung seitens Lackierer, Endabrechnung seitens Autohaus mit Versicherung Direkte, sichere Abrechnung ohne Intermediär
Vertragseinhaltung Überwachung und Dokumentation der Vertragseinhaltung DStatusmeldung des Lackierers über Meldung des Status und Prüfung der Vertragseinhaltung

Optimierungspotentiale durch die Nutzung von DBCP

Den ersten Ansatz zur Optimierung des Prozesses unter Anwendung des DBCP bietet der Punkt der Suche nach der Existenz eines Schadensgutachtens. Ein von der Versicherung versandter Gutachter untersucht den Schaden am Fahrzeug und dokumentiert diesen. Final wird durch diese Begutachtung ein Schadensgutachten, mit einer von der Versicherung zur Verfügung gestellten Reparatursumme an das Autohaus gegeben. Die Übergabe des Gutachtens findet teilweise persönlich oder per Brief in Papierform statt oder es erfolgt eine Zusendung per Mail. Der Annehmer des Gutachtens ist jeweils der entsprechend bearbeitende Serviceberater. Durch Urlaub oder krankheitsbedingte Ausfälle ist es temporär möglich, dass eine Vertretung diesen Part übernimmt. Anschließend wird das Schadensgutachten in Papierform an die Akte des entsprechenden Fahrzeuges angefügt. Durch Anwendung des DCBP ist es möglich über einen Digital Twin des Fahrzeuges das Schadensgutachten direkt an den Twin anzufügen. Somit ist auch im Vertretungsfall ohne großen Aufwand erkennbar, ob ein Gutachten vorliegt.

Optimierungspotential mit DBCP
Die nächsten zwei Ansätze lassen sich durch das DBCP kombinieren, wodurch eine Verschlankung des Prozesses möglich ist. Die Auswahl des entsprechenden Lackierers und die Kontaktaufnahme sind bislang zwei umfangreiche Schritte des Prozesses, die viel Zeit benötigen. Die Auswahl des Lackierers beschränkt sich aktuell auf zwei angestammte Lieferanten, welche die Anforderungen der Daimler AG erfüllen. Die Anforderungen beziehen sich auf angewandte Techniken und die vorhandene Farbpalette. Durch schriftliche Dokumente im QM-Laufwerk und Erfahrungswerte wählen die Mitarbeiter des Autohauses einen entsprechenden Lackierer aus. Die Kontaktaufnahme der Werkstattmeister, Werkstattleiter und Serviceberater mit dem entsprechenden Lackierer findet aktuell über ihren individuell gewählten Kanal (Telefon, E-Mail, persönliches Gespräch) statt, wobei kein einheitliches Vorgehen erkennbar ist. Mit DBCP ist es möglich über eine Webansicht eine standardisierte Kontaktaufnahme und Kommunikation zu gewährleisten, sowie eine Auflistung der einzelnen Lackierer mit ihren jeweiligen Spezifitäten. Ein weiterer Vorteil ist die revisionssichere Dokumentation des Informationsaustausches.
Prozessverschlankung mit DBCP
Der dritte Optimierungsfall ist die Terminabstimmung zwischen Autohaus, Lackierer und Kunden. In manchen Fällen ist der Schaden nicht so gravierend, dass das Fahrzeug fahruntauglich ist und so kann es der Besitzer bis zur Schadensbehebung weiter nutzen. Somit ist nicht nur eine Terminabstimmung zwischen Autohaus und Lackierer notwendig, sondern der Fahrzeugbesitzer kommt als dritter Akteur mit ins Spiel. Durch die Anwendung des DBCP kann eine einheitliche Kommunikationsplattform geboten werden, über welche alle drei Teilnehmer in Echtzeit eine Terminabstimmung vornehmen können. Dies schafft eine große Zeitersparnis, da der betroffene Mitarbeiter des Autohauses, unter Beachtung seiner eigenen Vorgaben, nicht als Vermittler zwischen Kunde und Lackierer agieren muss.
Den nächsten Ansatz bietet der Fall des erweiterten Schadensgutachtens. Dieses wird benötigt, wenn die zur Verfügung gestellte Reparatursumme nicht ausreicht oder der Betrag für die Lackierleistung zu gering ist. Der Schwerpunkt des Prozesses liegt in diesem Fall auf dem zweiten Szenario, dass der Lackierbetrag sich als zu gering darstellt. Zur Erweiterung des Gutachtens fordert die Versicherung einen Nachweis der Gründe, wie beispielsweise durch Auflistung der Leistungen in Form eines Kostenvoranschlages.
Dieses ist vom Lackierer über das Autohaus an die Versicherung zu überbringen. Die geforderten Begründungen und Belege sind jedoch von Versicherung zu Versicherung verschieden. Das Autohaus fungiert in mehreren Prozessschritten als Intermediär, wie auch in diesem Fall. Über DBCP lässt sich in diesem Fall eine Oberfläche bieten, welche die genauen Anforderungen der einzelnen Versicherungen zur Erweiterung eines Schadensgutachtens auflistet. Der Lackierer hat demzufolge alle notwendigen Nachweise zu erbringen und kann diese direkt in digitaler Form an den Digital Twin des Fahrzeuges „anheften“. Durch das Autohaus werden die Belege dann an die Versicherung übertragen. Der letzte Ansatz zur Optimierung des Prozesses der Fremdauftragsvergabe von Lackierleistungen mit Gutachten betrifft die Rechnungslegung. Aktuell überbringen die Lackierer die Rechnungen zu getätigten Leistungen in Briefform über ihre Mitarbeiter oder über den Postweg an das Autohaus. Nach Posteingang muss diese eingebucht und dem entsprechenden Fahrzeug zugewiesen werden. Anschließend begleicht das Autohaus die Rechnung. Daran anknüpfend findet eine Weiterberechnung aller Leistungen in einer Gesamtrechnung an die Versicherung statt. Die Rechnungslegung wird durch die Anwendung von DBCP standardisiert und der Prozess an dieser Stelle verschlankt. Des Weiteren können Kosten für die Versendung von Briefen und den Einsatz von Personal als Kurier eingespart werden. Folgender Einsatz des DBCP ist an dieser Stelle geplant. Der Lackierer überträgt die Rechnung der Lackierleistung direkt an den Digital Twin des Fahrzeuges, wodurch der Schritt der Zuordnung im Autohaus eliminiert wird.